W dobie zglobalizowanego świata, logicznym staje się fakt konieczności podróżowania, zwłaszcza w sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo posiada klientów, którzy swoją siedzibę mają w odległej lokalizacji. Mówi się, że pracownik, który w takiej sytuacji zmuszony jest do wyjazdu służbowego, jest w delegacji. Możemy wyróżnić dwa rodzaje delegacji: krajowe i zagraniczne.

O tym, czy dana podróż jest już wyjazdem służbowym, decyduje przede wszystkim określenie miejsce stałej siedziby firmy, lub miejsca opisanego w umowie, jako te, w którym następuje świadczenie pracy. Jest to niezwykle istotne, gdyż istnieje również możliwość wykonywania tak zwanych jazd lokalnych, które nie są delegacjami, a wyjazdami poza miejsce pracy, jednak na tyle blisko, że nie są liczone jako delegacje. W przypadku jazd lokalnych, pracownik, który używa do tego celu samochodu prywatnego, ma możliwość ewidencjonowania swoich wyjazdów za pomocą tzw. kilometrówki. Nie może on natomiast otrzymywać innych świadczeń związanych z wyjazdem, chyba że pracodawca ustali inaczej. Podczas delegacji natomiast, pracownikowi przysługują określone świadczenia materialne lub związane ze zwiększonymi potrzebami podczas wyjazdu. W takim przypadku może on otrzymać:

  • dietę – z góry ustaloną kwotę, przysługującą pracownikowi podczas podróży, w związku ze zwiększonym zapotrzebowaniem
  • zwrot kosztów – w zależności od tego, jakie koszty poniósł zatrudniony w związku z wyjazdem (koszt przejazdu, noclegu, wyżywienia), zwrot należy się jedynie za najbardziej podstawowe czynności

Delegacji nie może otrzymać przedsiębiorca, który równocześnie jest właścicielem firmy. Jest to dosyć logiczne posunięcie – nad osobą, która wyjeżdża w delegację, powinien znajdować się przełożony, który regulować i nadzorować będzie kwestie związane z wyjazdem. W przypadku, gdy takiej osoby nie ma, a osoba będąca w podróży służbowej jest równocześnie właścicielem firmy, koszt wyjazdu wliczany jest w koszt prowadzenia działalności, a delegowanemu nie przysługuje dieta. Sytuacja jest także niejasna w przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie lub umowę o dzieło. W stosunku do tych umów nie obowiązują regulacje Kodeksu Pracy, a jedynie Kodeksu Cywilnego, w którym nie ma wzmianki o delegacjach. Stąd też zatrudniony musi zadbać w pierwszej kolejności o to, by w umowie lub w aneksie do niej zawarta była wzmianka o świadczeniach i ich wysokościach przysługujących podczas wszelkiego rodzaju wyjazdów.

Z czego powinna składać się faktur VAT

faktura VAT musi zawierać co najmniej:

  1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
    3. numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”,
  3. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury),
  4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  5. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  6. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  7. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  8. stawki podatku,
  9. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
  10. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  11. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Dodatkowo, podatnicy posiadający status małych podatników, którzy wybrali kasową metodę rozliczania podatku od towarów i usług, muszą oznaczać wystawiane przez siebie faktury jako „faktury VAT-MP” i zamieszczać na nich termin płatności należności w nich określonych.

Ważne:

Obecnie nie ma wymogu dotyczącego konieczności potwierdzenia zgodności faktury ze stanem faktycznym dokonywanej transakcji poprzez podpisy sprzedawcy i kupującego. Zasada ta nie dotyczy faktur korygujących – na nich podpis odbiorcy jest obowiązkowy.