W dobie zglobalizowanego świata, logicznym staje się fakt konieczności podróżowania, zwłaszcza w sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo posiada klientów, którzy swoją siedzibę mają w odległej lokalizacji. Mówi się, że pracownik, który w takiej sytuacji zmuszony jest do wyjazdu służbowego, jest w delegacji. Możemy wyróżnić dwa rodzaje delegacji: krajowe i zagraniczne.
O tym, czy dana podróż jest już wyjazdem służbowym, decyduje przede wszystkim określenie miejsce stałej siedziby firmy, lub miejsca opisanego w umowie, jako te, w którym następuje świadczenie pracy. Jest to niezwykle istotne, gdyż istnieje również możliwość wykonywania tak zwanych jazd lokalnych, które nie są delegacjami, a wyjazdami poza miejsce pracy, jednak na tyle blisko, że nie są liczone jako delegacje. W przypadku jazd lokalnych, pracownik, który używa do tego celu samochodu prywatnego, ma możliwość ewidencjonowania swoich wyjazdów za pomocą tzw. kilometrówki. Nie może on natomiast otrzymywać innych świadczeń związanych z wyjazdem, chyba że pracodawca ustali inaczej. Podczas delegacji natomiast, pracownikowi przysługują określone świadczenia materialne lub związane ze zwiększonymi potrzebami podczas wyjazdu. W takim przypadku może on otrzymać:
- dietę – z góry ustaloną kwotę, przysługującą pracownikowi podczas podróży, w związku ze zwiększonym zapotrzebowaniem
- zwrot kosztów – w zależności od tego, jakie koszty poniósł zatrudniony w związku z wyjazdem (koszt przejazdu, noclegu, wyżywienia), zwrot należy się jedynie za najbardziej podstawowe czynności
Delegacji nie może otrzymać przedsiębiorca, który równocześnie jest właścicielem firmy. Jest to dosyć logiczne posunięcie – nad osobą, która wyjeżdża w delegację, powinien znajdować się przełożony, który regulować i nadzorować będzie kwestie związane z wyjazdem. W przypadku, gdy takiej osoby nie ma, a osoba będąca w podróży służbowej jest równocześnie właścicielem firmy, koszt wyjazdu wliczany jest w koszt prowadzenia działalności, a delegowanemu nie przysługuje dieta. Sytuacja jest także niejasna w przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie lub umowę o dzieło. W stosunku do tych umów nie obowiązują regulacje Kodeksu Pracy, a jedynie Kodeksu Cywilnego, w którym nie ma wzmianki o delegacjach. Stąd też zatrudniony musi zadbać w pierwszej kolejności o to, by w umowie lub w aneksie do niej zawarta była wzmianka o świadczeniach i ich wysokościach przysługujących podczas wszelkiego rodzaju wyjazdów.